Основы электронного документооборота

Главная » Блог » Электронная подпись » Основы электронного документооборота

Электронный документооборот (далее – ЭДО) – современный способ ведения документации, предполагающий полную либо частичную автоматизацию процессов создания документов с помощью средств компьютерной обработки информации и дальнейшее их сохранение на ПК в виде файлов соответствующего формата.

Несмотря на активное развитие интернет-технологий, сегодня лишь единицы субъектов хозяйствования окончательно перешли на электронный документооборот. А ведь его преимущества перед бумажным вариантом оформления документации можно оценить не только в финансовом плане, но и на практике.

 

Плюсы электронного документооборота:

  • экономия времени исключается необоснованная трата времени на поиск документов, потому как в центральной базе данных их можно найти в считанные секунды, более того – создаются резервные копии, а значит – можно быть на 100% уверенным в том, что с течением времени файл не будет утерян либо уничтожен;
  • адекватное использование площадей офиса – электронные документы (ЭД) не обязательно превращать в бумажную форму, поэтому на месте для хранения папок и сегрегаторов так же можно сэкономить;
  • обеспечение прозрачности работы исполнителейсистема ЭДО дает возможность руководителю предприятия осуществлять полный контроль за статусом подготовки электронного документа вплоть до его утверждения;
  • гибкость в работе сотрудников благодаря качественно выстроенному электронному документообороту работникам фирмы не обязательно посещать офис – осуществлять офисные функции можно и удаленно. Более того, сводится к минимуму время на фактическую пересылку документов из одной части офиса в другую либо же между контрагентами – одного щелчка мыши достаточно для получения документа адресатом;
  • безопасность в работе с документацией электронные документы с ЭЦП считаются более защищенными, нежели их «сородичи», оформленные на бумажном носителе, кроме того – в базе данных системы ЭДО всегда создаются резервные копии всех подготовленных в учреждении документов, а значит – риск потери либо искажения информации сводится к нулю;
  • уменьшение финансовых затратэлектронные документы существенно экономят фонд предприятия за счет отсутствия расходов на бумагу, конверты, марки и оплату услуг по доставке писем.

 

Что такое электронный документ?

 

Электронный документ (ЭД) — стандартный электронный файл, созданный в doc- либо pdf-формате и доступный к прочтению в любом редакторе. Важная особенность официального ЭД – верификация электронной цифровой подписью.

ЭЦП – важнейший реквизит электронного документа, подтверждающий его подлинность, а также указывающий, что с момента подписания в документ не вносились какие-либо изменения. Электронную подпись прикрепляют к любому цифровому документу, после чего он считается подписанным.

 

ЭП и её виды

 

На законодательном уровне правоотношения, касающиеся использования ЭЦП, регулируются ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Каждый вид ЭП можно использовать для подписания электронных документов, однако, квалифицированная подпись является универсальной (подходит для подписания всего – и простых писем, и корреспонденции, направляемой контролирующим органам), а простая и неквалифицированная имеют ограниченные сферы применения.

 

ПЭП и НЭП

 

Простая и неквалифицированная электронные подписи – доступный инструмент верификации электронных документов для любого рядового пользователя. ПЭП представляет собой комбинацию «логин – пароль», обзавестись которой можно, пройдя несложную регистрацию на сайте «Госуслуги». НЭП содержит криптографические алгоритмы, но её ключ не требует подтверждения удостоверяющим центром, а потому – признать её надежной защитой электронного документа от взлома так же не удастся.

ПЭП и НЭП подойдут для подписания договоров, счетов и актов в электронном виде, однако, их использование предполагает дальнейшее изготовление документа в бумажном формате и заверение собственноручной подписью уполномоченного лица.

 

КЭП

 

            Квалифицированная электронная подпись признается наиболее надежной, поэтому именно такой вид ЭЦП применяют для участия в онлайн-торгах, подписания юридически важной документации, а также оформления налоговой и иной отчетности.

КЭП нельзя получить дистанционно, её выдают специализированные удостоверяющие центры, к тому же, стоимость их услуг – не бесплатна. В первую очередь, будущий владелец КЭП подготавливает установленный законом пакет документов, подает заявление на получение электронной подписи и оплачивает выставленный счет. По факту ему выдается ключ, который загружается на обычный USB-носитель или более безопасный токен.

            Чтобы пользоваться квалифицированной ЭП, необходимо установить спецпрограмму, отвечающую за криптозащиту информации. Программа прикрепляет электронную подпись к документу и проверяет подписи других участников ЭДО.

 

Функции оператора электронного документооборота

 

Надлежащим образом оформленный электронный документ с проставленной ЭЦП можно отправить адресату и по e-mail, однако, такой способ передачи данных невозможно назвать на 100% безопасным.

Документы, отправленные с помощью обычной электронной почты, легко могут оказаться у злоумышленников, потому как взломать почтовые сервисы достаточно просто. Исходя из этого, для тотальной защиты электронного документа целесообразней пользоваться услугами специальных сервисов – операторов электронного документооборота (ОЭД).

Сервис ОЭД выглядит прокаченной электронной почтой, основное преимущество которой – защищенные каналы связи и шифрование, обеспечивающие полную безопасность процесса приема-передачи электронных документов.

Оператор электронного документооборота не требует заключения договора о сотрудничестве. Для пользования услугами ОЭД необходимо пройти регистрацию на его онлайн-платформе, загрузить сертификат электронной подписи и внести плату за обслуживание.

Все остальные действия ложатся на плечи оператора ЭД – система отправляет уведомление в налоговую о присоединении клиента к обмену, следит за корректностью передачи электронных данных, а также гарантирует тотальное соблюдение норм федерального законодательства.

 

Нюансы перехода на электронный документооборот

 

Одна из проблем пользования электронным документооборотом – требование двухстороннего пользования, т.е. контрагенты должны также вести документацию в электронной форме. К примеру, пока партнеры по старинке изготавливают документы в бумажном формате, предприятию параллельно придется работать и с бумагами.

Ещё один важный нюанс кроется в изъянах работы попутных сервисов. Так, выгрузка актов из бухгалтерской программы и дальнейшая их загрузка на сервис отчетности для налоговой потребует значительных временных затрат, а взаимодействия двух этих программ до сих пор не предусмотрено.

Более существенные проблемы начинаются в случаях, когда партнеры по бизнесу нарушают договорные обязательства и спор приходится решать в судебном порядке. Если стороны пользовались электронным документооборотом, приходится задуматься о способах предоставления электронных документов на рассмотрение суда.

Благо, сегодня действует онлайн-сервис «Мой арбитр», принимающий для загрузки электронные документы для дальнейшей защиты в суде. При этом, нужно учитывать, что судья может попросить представить оригиналы документов в бумажном виде, поэтому проще их распечатать и нотариально заверить.

 

Основные действия для перехода на электронный документооборот

 

      Чтобы электронный документооборот приносил только пользу, недостаточно покупки ЭЦП и выбора оператора ЭД. Для этого необходимо произвести следующие действия:

  • провести переговоры с контрагентами касательно перехода на электронный документооборот;
  • наладить одновременную работу с бумажной документацией, потому как не все партнеры поддержат идею о переходе на электронный документооборот;
  • позаботиться о надлежащем хранении электронных документов, к примеру, внедрить специализированный электронный архив.

Наши услуги

Бухгалтерские услуги

Бухгалтерские услуги
от А до Я. За Вами закреплен бухгалтер, который ведет Вашу компанию, сдает отчеты и консультирует.

Подробнее

Регистрация

Регистрация юридических лиц под ключ любой формы: ООО, ТСЖ, АО, НКО. Входит все: уведомление из ПФР, ФСС, Росстат, переход на спец. режим, приказ на директора.

Подробнее

Ликвидация

Предложим максимально безопасный и выгодный вариант: добровольная, альтернативная, банкротство. Снимем в учета ИП любой сложности, включая долги.

Подробнее

Декларации и отчеты

Сделаем любой отчет в любой гос. орган для фирм или физ. лица. Нулевые или с цифрами, в налоговую, ФСС, ПФР, ЦБ, Россалкоголь, 3-НДФЛ для граждан. Отправим по электронке

Подробнее

Юридические услуги

Весь спектр юр. услуг для юридических лиц: смена учредителей, директора, адреса, изменение устава, уставного капитала,
договора, суды. Услуги для
МФО.

Подробнее

Электронная подпись

Электронно-цифровая подпись для отправки отчетов в гос. органы, участие в тендерах на электронных площадках, подключение к электронному документообороту.

Подробнее

ЗАКАЗАТЬ ЗВОНОК

:

:

:

[recaptcha]

Преимущества нашей компании

Экономим деньги

Бухгалтерское сопровождение у нас обходится в несколько раз дешевле штатного бухгалтера.
От куда экономия?
- Налоги и взносы с зарплаты бухгалтера;
- оборудование рабочего места;
- покупка программного обеспечение, типа 1С.

Гарантия на оказанные услуги

Не вовремя сдали отчет, не правильно посчитали налоги – компенсируем 100% издержек причиненных Вам. Оплатим штраф за несданный отчет и пени по не перечисленным налогам.

Репутация и надежность

Более 70 фирм и ИП выбрали нашу компанию, мы оказываем услуги с 2009 года и накопили большой опыт в своей сфере, для нас нет не решаемых задач. Работаем в любой отрасли.

Комплексный подход

Наши клиенты получают всестороннюю поддержку и защиту своего бизнеса. На вас будет работать команда профессиональных бухгалтеров и юристов.

Бухгалтерское сопровождение у нас

Доступ к 1С 8.3 в облаке

Предлагаем круглосуточный доступ к бухгалтерской программе 1С через браузер, с любого устройства. Вы сможете выставлять счета, акты, накладные и т.д. Мы единственная компания в регионе, которая предлагает такую услугу своим клиентам БЕСПЛАТНО!

Скидка 40% на ЭЦП

Всем своим клиентам, мы подключаем электронную подпись, для сдачи отчетов по электронным каналам связи. ЭЦП хранится на нашем сервере и используется бухгалтером для общения с гос. органами.

Скидка до 50% на юридические услуги

Нашим клиентам, услуги юриста обходятся значительно дешевле. Решили внести изменения в ЕГРЮЛ(ИП), в учредительные документы – получите скидку.

Профессиональная помощь

Только опытные специалисты в штате. Каждый сотрудник имеет достаточную квалификацию в определенном направлении, при решении Ваших задач будет использован сотрудник обладающий максимальными знаниями в этом направлении.

Есть вопросы?

Задайте их прямо сейчас. Заполните форму и наши специалисты свяжутся с вами в кратчайшие сроки.

:

:

:

[recaptcha]

"Мне все понравилось.​ ​Я оперативно получал ответы на возникающие вопросы. Еще раз обращусь за помощью к специалистам ООО "Коллегия".​

Илья Корсунский, Генеральный директор ООО "СтальИмпорт"

Ждем Вас по адресу:

Московская область, г. Коломна, ул. Октябрьской революции 354А, этаж 6, офис 4

с 0900 до 1800 с понедельника по пятницу

+7 (496) 623-02-02

+7 (977) 398-02-02