Электронный документооборот (далее – ЭДО) – современный способ ведения документации, предполагающий полную либо частичную автоматизацию процессов создания документов с помощью средств компьютерной обработки информации и дальнейшее их сохранение на ПК в виде файлов соответствующего формата.

Несмотря на активное развитие интернет-технологий, сегодня лишь единицы субъектов хозяйствования окончательно перешли на электронный документооборот. А ведь его преимущества перед бумажным вариантом оформления документации можно оценить не только в финансовом плане, но и на практике.

 

Плюсы электронного документооборота:

• экономия времени – исключается необоснованная трата времени на поиск документов, потому как в центральной базе данных их можно найти в считанные секунды, более того – создаются резервные копии, а значит – можно быть на 100% уверенным в том, что с течением времени файл не будет утерян либо уничтожен;
• адекватное использование площадей офиса – электронные документы (ЭД) не обязательно превращать в бумажную форму, поэтому на месте для хранения папок и сегрегаторов так же можно сэкономить;
• обеспечение прозрачности работы исполнителей – система ЭДО дает возможность руководителю предприятия осуществлять полный контроль за статусом подготовки электронного документа вплоть до его утверждения;
• гибкость в работе сотрудников – благодаря качественно выстроенному электронному документообороту работникам фирмы не обязательно посещать офис – осуществлять офисные функции можно и удаленно. Более того, сводится к минимуму время на фактическую пересылку документов из одной части офиса в другую либо же между контрагентами – одного щелчка мыши достаточно для получения документа адресатом;
• безопасность в работе с документацией – электронные документы с ЭЦП считаются более защищенными, нежели их «сородичи», оформленные на бумажном носителе, кроме того – в базе данных системы ЭДО всегда создаются резервные копии всех подготовленных в учреждении документов, а значит – риск потери либо искажения информации сводится к нулю;
• уменьшение финансовых затрат – электронные документы существенно экономят фонд предприятия за счет отсутствия расходов на бумагу, конверты, марки и оплату услуг по доставке писем.

 

Что такое электронный документ?

 

Электронный документ (ЭД) — стандартный электронный файл, созданный в doc- либо pdf-формате и доступный к прочтению в любом редакторе. Важная особенность официального ЭД – верификация электронной цифровой подписью.

ЭЦП – важнейший реквизит электронного документа, подтверждающий его подлинность, а также указывающий, что с момента подписания в документ не вносились какие-либо изменения. Электронную подпись прикрепляют к любому цифровому документу, после чего он считается подписанным.

 

ЭП и её виды

 

На законодательном уровне правоотношения, касающиеся использования ЭЦП, регулируются ФЗ «Об электронной подписи». Закон устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Каждый вид ЭП можно использовать для подписания электронных документов, однако, квалифицированная подпись является универсальной (подходит для подписания всего – и простых писем, и корреспонденции, направляемой контролирующим органам), а простая и неквалифицированная имеют ограниченные сферы применения.

 

ПЭП и НЭП

 

Простая и неквалифицированная электронные подписи – доступный инструмент верификации электронных документов для любого рядового пользователя. ПЭП представляет собой комбинацию «логин – пароль», обзавестись которой можно, пройдя несложную регистрацию на сайте «Госуслуги». НЭП содержит криптографические алгоритмы, но её ключ не требует подтверждения удостоверяющим центром, а потому – признать её надежной защитой электронного документа от взлома так же не удастся.

ПЭП и НЭП подойдут для подписания договоров, счетов и актов в электронном виде, однако, их использование предполагает дальнейшее изготовление документа в бумажном формате и заверение собственноручной подписью уполномоченного лица.

 

КЭП

 

            Квалифицированная электронная подпись признается наиболее надежной, поэтому именно такой вид ЭЦП применяют для участия в онлайн-торгах, подписания юридически важной документации, а также оформления налоговой и иной отчетности.

КЭП нельзя получить дистанционно, её выдают специализированные удостоверяющие центры, к тому же, стоимость их услуг – не бесплатна. В первую очередь, будущий владелец КЭП подготавливает установленный законом пакет документов, подает заявление на получение электронной подписи и оплачивает выставленный счет. По факту ему выдается ключ, который загружается на обычный USB-носитель или более безопасный токен.

            Чтобы пользоваться квалифицированной ЭП, необходимо установить спецпрограмму, отвечающую за криптозащиту информации. Программа прикрепляет электронную подпись к документу и проверяет подписи других участников ЭДО.

 

Функции оператора электронного документооборота

 

Надлежащим образом оформленный электронный документ с проставленной ЭЦП можно отправить адресату и по e-mail, однако, такой способ передачи данных невозможно назвать на 100% безопасным.

Документы, отправленные с помощью обычной электронной почты, легко могут оказаться у злоумышленников, потому как взломать почтовые сервисы достаточно просто. Исходя из этого, для тотальной защиты электронного документа целесообразней пользоваться услугами специальных сервисов – операторов электронного документооборота (ОЭД).

Сервис ОЭД выглядит прокаченной электронной почтой, основное преимущество которой – защищенные каналы связи и шифрование, обеспечивающие полную безопасность процесса приема-передачи электронных документов.

Оператор электронного документооборота не требует заключения договора о сотрудничестве. Для пользования услугами ОЭД необходимо пройти регистрацию на его онлайн-платформе, загрузить сертификат электронной подписи и внести плату за обслуживание.

Все остальные действия ложатся на плечи оператора ЭД – система отправляет уведомление в налоговую о присоединении клиента к обмену, следит за корректностью передачи электронных данных, а также гарантирует тотальное соблюдение норм федерального законодательства.

 

Нюансы перехода на электронный документооборот

 

Одна из проблем пользования электронным документооборотом – требование двухстороннего пользования, т.е. контрагенты должны также вести документацию в электронной форме. К примеру, пока партнеры по старинке изготавливают документы в бумажном формате, предприятию параллельно придется работать и с бумагами.

Ещё один важный нюанс кроется в изъянах работы попутных сервисов. Так, выгрузка актов из бухгалтерской программы и дальнейшая их загрузка на сервис отчетности для налоговой потребует значительных временных затрат, а взаимодействия двух этих программ до сих пор не предусмотрено.

Более существенные проблемы начинаются в случаях, когда партнеры по бизнесу нарушают договорные обязательства и спор приходится решать в судебном порядке. Если стороны пользовались электронным документооборотом, приходится задуматься о способах предоставления электронных документов на рассмотрение суда.

Благо, сегодня действует онлайн-сервис «Мой арбитр», принимающий для загрузки электронные документы для дальнейшей защиты в суде. При этом, нужно учитывать, что судья может попросить представить оригиналы документов в бумажном виде, поэтому проще их распечатать и нотариально заверить.

 

Основные действия для перехода на электронный документооборот

 

      Чтобы электронный документооборот приносил только пользу, недостаточно покупки ЭЦП и выбора оператора ЭД. Для этого необходимо произвести следующие действия:

• провести переговоры с контрагентами касательно перехода на электронный документооборот;
• наладить одновременную работу с бумажной документацией, потому как не все партнеры поддержат идею о переходе на электронный документооборот;
• позаботиться о надлежащем хранении электронных документов, к примеру, внедрить специализированный электронный архив.