Организация кадрового делопроизводства предприятий Коломны
Первоначальная корректная постановка и дальнейшее ведение кадрового учета на предприятии – обязательное условие для эффективного управления персоналом компании. Нормы трудового, налогового и гражданского законодательства требуют неукоснительного соблюдения правил кадрового делопроизводства. Персональные данные, хранящиеся в кадровом учете, представляют собой детальную информацию о сотрудниках предприятия, систематизированную в отдельные папки по каждому из них. Указанные ведомости необходимы работодателю при принятии на работу нового работника в целях оформления трудовых отношений.
Работа с личными данными сотрудников предприятия включает:
- обработку имеющихся данных на нового работника;
- систематизацию полученных ведомостей в личные дела;
- ответственное хранение персональных данных;
- передачу указанных ведомостей (в случае необходимости).
Акцентируем внимание: решение о ведении кадрового делопроизводства принимается работодателем, потому как законодательство не содержит императивных норм касательно обязательности организации такого вида учета на предприятии. Так, допускается организовать учет исключительно на особые категории работников (к примеру, инвалидов) либо же не вести его вовсе.
Процедура формирования учета кадров
Подписание приказа об официальном назначении сотрудника обуславливает оформление на него личного дела. Все документы, касающиеся указанного работника, подшиваются в личное дело в порядке их поступления. Личные дела персонала компании должны храниться в специально отведенном для этих целей месте – надежном сейфе, доступ к которому есть только у работодателя и работников кадровой службы. Изменения и дополнения в личное дело может вносить лишь кадровик, в случае его отсутствия эта миссия возлагается на бухгалтера предприятия.
Личное дело сотрудника состоит из:
- хронологического описания документов, вкладываемых в папку;
- анкеты, заполняющейся при приеме на работу;
- автобиографии или резюме;
- надлежащим образом заверенных копий документов о полученном образовании;
- копий паспорта и иных документов, подтверждающих личность сотрудника;
- копий документов, подтверждающих какие-либо изменения в анкетных данных работника, к примеру, свидетельства о заключении брака и (или) о рождении ребенка, ИНН, страховое свидетельство и т.д.
Если руководитель принял решение о ведении кадрового делопроизводства на предприятии, но не планирует нанимать в штат специалиста по персоналу, отвечающего за ведение такого учета, всегда можно обратиться за помощью к аутсорсинговой компании в Коломне, предлагающей не только бухгалтерское, но и кадровое сопровождение. Сотрудники таких фирм владеют большим опытом в сфере организации учета кадров на предприятии, причем, занимаются не только документированием личных дел сотрудников, но и систематическим начислением им заработной платы.
Таким образом, услуги компании-аутсорсера помогут закрыть на предприятии сразу две важные позиции – и кадровый учет, и ведение бухгалтерии. Как показывает практика, аутсорсинговое обслуживание помогает предприятию существенно сэкономить на фонде оплаты труда, а также получить уверенность в корректности ведения кадрового учета.
