ЭЦП и отчетность

Подготовку и подачу регламентированной отчетности по многим причинам гораздо целесообразнее осуществлять в электронном виде. Тем более, что в 2019 году электронная отчетность стала не правом, а обязанностью целого ряда бизнес-субъектов. Так, сегодня все плательщики НДС подают в ФНС исключительно электронные отчёты.

К тому же, обязанность по сдаче э-отчетности возложена на предприятия со штатной численностью от 100 наемных работников вне зависимости от выбранного налогового режима (общая СН, упрощенка, вмененка).  Если в штате фирмы работает больше 25-ти сотрудников, отчеты по подоходному налогу так же предоставляются в электронном виде.

Во всех остальных случаях электронная отчетность – дело сугубо добровольное. Но, тенденции последних нескольких лет показывают, что многие субъекты хозяйствования по собственной инициативе переводят всю отчетность в электронный режим.

Неудивительно, ведь такой формат полностью исключает очное общение с представителями власти, плюс – сводит к нулю спорные ситуации, потому как минимизирует вероятность нарушения сроков подачи отчетов. Госорганам подача электронной отчетности так же «на руку», поскольку в таком случае наблюдается существенная экономия времени на проверку отчетов.

 

Плюсы электронной отчетности

 

• скорость – подача отчетов происходит дистанционно, они могут быть сформированы и отправлены с любого компьютера, имеющего выход в Интернет, причем даже в последние минуты крайнего отчетного дня – и документ будет считаться поданным без нарушения сроков;
• актуальность – любое изменение законодательной базы автоматически отображается в системе, поэтому у пользователей нет нужды самостоятельно изучать нововведения, обновленные формы сразу же будут доступны на сервисе;
• минимизация ошибок – в отличие от бумажного отчета, ответственность за подготовку которого лежит исключительно на бухгалтере предприятия, электронная форма всегда проверяется системой и, если в ней допущены форматные или логические ошибки – тотчас сигнализирует о них пользователю.

Электронные отчеты направляются следующими способами:

• через уполномоченного представителя, обслуживающего предприятие по договору аутсорсинга;
• самостоятельно руководителем или бухгалтером субъекта хозяйствования с помощью оператора электронного документооборота;
• через веб-порталы государственных органов и «облачные» онлайн-бухгалтерии.

Наиболее распространённый вариант подачи электронной отчетности – оператор ЭДО, обеспечивающий качественный документооборот между контролирующим органом и отчитывающимся предприятием. Для пользования услугами оператора ЭДО, прежде всего, необходимо иметь электронную цифровую подпись, а также заключить соответствующий договор.

Подключение фирмы к оператору ЭДО — непростой процесс, связанный с формированием ключа ЭП для уполномоченного лица – представителя предприятия (руководителя, бухгалтера). В некоторых случаях выпуск квалифицированной ЭП может затянуться на 7-10 дней, поэтому о выборе сервиса для сдачи отчетности следует позаботиться заблаговременно.

Работа с оператором ЭДО интуитивно понятна. Сформировать отчет в можно любой бухпрограмме, после чего его необходимо импортировать в систему оператора ЭДО. Более оптимальный вариант – готовить отчет непосредственно в системе, к примеру – в 1С-Отчетность, интегрированном сервисе платформы 1С: Предприятие 8. Формировать отчеты в таких программных продуктах максимально просто, при этом – о безопасности данных можно не волноваться, ведь средства криптографической защиты гарантируют 100% конфиденциальность внесенной информации.

 

                           ЭП для сдачи отчетности

 

Электронная подпись – важный атрибут э-документа, позволяющий установить его авторство и неизменность после подписания. ЭП представляет собой уникальный набор символов (букв и цифр), присоединяющийся к документу, который отправляется по сети Интернет. Иными словами, электронная подпись – это скрытый код, сформированный с помощью специального ПО и обеспечивающий высочайшую степень надежности шифрования.

В зависимости от юридической силы, ЭП может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

            Основная сфера применения ЭП – сдача электронной отчетности. Верификация подготовленного электронного отчета происходит при помощи квалифицированной электронной подписи (КЭП), которая придает ему юридическую значимость и не позволяет вносить какие-либо коррективы. Электронный документ, подписанный КЭП приравнивается к бумажному с собственноручной подписью. Следует учитывать, что ЭЦП выпускается на ИП или конкретного сотрудника юридического лица (бухгалтера, руководителя), уполномоченного подписывать отчетность от имени субъекта хозяйствования.

Рекомендации для успешной сдачи электронной отчетности

 

• отслеживание срока действия ЭЦП

Срок службы ЭП – ровно один год, по происшествии которого верифицировать ею документы не удастся. Советуем контролировать сроки окончания действия электронной подписи, чтобы заранее позаботиться об ее перевыпуске.

• заблаговременная подача отчетов

Не стоит откладывать подготовку-подачу электронных отчетов на последний день, лучше побеспокоиться об этом заранее. Любой сбой в сети Интернет или в работе оператора ЭДО приведет к нарушению сроков подачи отчетности и, как результат – к неминуемым штрафным санкциям.

• отражение в системе любого изменения данных

Система отчетности 1С всегда проводит форматно-логический контроль отчетов перед отправкой, и, в случае обнаружения ошибок – блокирует их дальнейшее движение. Однако, есть ряд нюансов, которые даже программа не способна обнаружить, к примеру, факт смены руководства, если «ответственный» бухгалтер не внес изменения программу. В таком случае налоговики могут быть в курсе изменений и не примут отчет, который автопроверка вовремя не заблокировала из-за «незнания» или халатности бухгалтерских работников.

• контроль процесса сдачи отчетности

Электронная отчетность не только отправляется, но и доставляется посредством Интернет-соединения, поэтому желательно следить за дальнейшей судьбой документа, тем более, что 1С-Отчетность качественно отражает весь путь отчета к контролирующему органу вплоть до принятия последним решения по нему.

Электронная отчётность с ЭЦП – это удобно и выгодно!

 

          Даже если вы не обязаны подавать отчетность в электронном виде, просто подумайте, насколько это выгодно! Подготовка отчета занимает минимум времени, а его отправка на адрес контролирующего органа – и вовсе меньше минуты!

Никакой бумажной волокиты и длительных очередей в угрюмых помещениях госорганов – вся процедура сдачи электронной отчетности осуществляется прямо из офисного кресла. Более того, перед отправкой отчет всегда можно пропустить через проверку, чтобы исключить возможные ошибки и быть на 100% уверенным в принятии документа.

          Отправка регламентированной отчетности через сервис 1С-Отчетность с ЭЦП – это надежно защищенный процесс, существенно экономящий время бухгалтера и параллельно уберегающий предприятие от возможных штрафных санкций.