Доверенность на электронную подпись

Владельцы электронной цифровой подписи часто интересуются возможностью передачи флэш-карты с ключами ЭЦП другому лицу, к примеру – бухгалтеру индивидуального предпринимателя в целях наделения его полномочиями по подписанию электронных документов от лица ИП.

Исходя из практики применения ЭЦП, временная передача права подписи допускается, а вот сертификат ЭП владельцу лучше держать при себе. Российское законодательство обязывает участников электронного документооборота обеспечивать полную конфиденциальность ключей ЭП, в частности – исключать вероятность использования электронной подписи третьими лицами без предварительного согласования с владельцем.

При этом, зачастую руководитель передает полномочия по подписанию документов собственной ЭЦП доверенному лицу. Как правило, вся процедура по передаче электронной подписи в доверительное пользование происходит в устном порядке, а это, на наш взгляд, не совсем корректно.

Оптимальный вариант – получить электронную подпись для всех сотрудников, уполномоченных на подписание документов в отсутствие или вместо руководителя предприятия.

Параллельно необходимо оформить приказ по основной деятельности либо выдать доверенность на имя уполномоченных лиц – в каждом из вышеуказанных документов следует прописать положение о праве подписи ими определенных видов электронной документации.

Только в случае официальной передачи права использования электронной подписи по приказу либо доверенности владелец ЭЦП будет полностью защищен от неправомерных действий третьих лиц, а доверенное лицо – сможет даже в судебном разбирательстве подтвердить, что электронная подпись была передана ему в пользование по согласию собственника.

 

Чтобы в легальности выдачи приказа или доверенности не было сомнений, во время их оформления следует придерживаться следующих правил:

• отражать в документах только корректную терминологию – «электронная подпись», «ключ ЭП», «конфиденциальность» и т.д.;
• указывать точные реквизиты сертификата ключа проверки ЭП, а также основные данные о её владельце;
• определить перечень электронных документов, которые собственник электронной подписи разрешает подписывать доверенному лицу с помощью ЭЦП;
• прописать требования неукоснительного соблюдения конфиденциальности передаваемого ключа ЭП.

Если все вышеуказанные правила соблюдены, электронную подпись можно смело передавать в руки доверенного лица и быть абсолютно уверенным в законном использовании этого важнейшего реквизита электронного документооборота.