6 правил ведения бухгалтерии для успешного бизнеса
Многие бизнесмены пускают ведение бухгалтерии предприятия на самотек, практически не контролируя работу бухгалтерских работников. Такие действия могут привести к печальным последствиям, в частности – к полному развалу бизнеса.
Избежать неприятностей удастся, если каждый предприниматель усвоит бухгалтерский минимум и будет активно применять полученные знания на практике. Если научиться самостоятельно производить бухгалтерские подсчеты, можно с легкостью контролировать бухгалтерию, существенно сократить ненужные расходы, а также получить реальную картину бизнес-состояния фирмы.
Чтобы ничего не упустить из виду, предлагаем запомнить шесть важных правил ведения бухгалтерии предприятия.
Правило № 1: Доверяй, но проверяй и… перепроверяй
Если бухгалтерию предприятия ведет специально уполномоченное лицо – бухгалтер либо целый бухгалтерский отдел, никогда не открывайте им полный доступ к клиент-банку. Советуем ограничить их полномочия при работе с расчетным счетом предприятия.
Таким образом, бухгалтер сможет формировать платежки и оперировать банковскими выписками, но право подписания бухгалтерских документов и проведения оплаты должно принадлежать исключительно собственнику.
При таком условии бизнесмен будет в курсе всех оплат, проведенных с банковского счета предприятия. И окажется только в плюсе, исключив недобросовестное использование бухгалтером денег предприятия для собственных нужд.
Правило № 2: Тотальный финансовый контроль
Контролировать деньги предприятия нужно всегда и везде. Основная задача главы фирмы – скрупулезное отслеживание всех банковских выписок. Это поможет избежать нецелевого использования денежных средств, а также многих казусов.
К примеру, налоговики выписали штраф соответствующим постановлением, на основании которого указанная сумма автоматически списана с расчетного счета предприятия, а бизнесмен не в курсе всего происходящего. Если систематически не просматривать банковские выписки, можно не только распрощаться с деньгами, но и упустить из виду проблему, повлекшую взыскание штрафных санкций, а значит – такая ситуация может повториться в будущем и потянуть за собой дополнительные финансовые издержки.
Чтобы контролировать работу бухгалтерии, необходимо следить за следующими финансовыми показателями: начальным остатком, доходной и расходной частью, а также – конечным остатком.
Идеальная картина складывается тогда, когда цифры совпадают и на бумагах, и в клиент-банке. Для тотального исключения финансовых проблем желательно систематически проводить проверку бухгалтерии или, хотя бы единожды в начале каждого месяца, когда можно получить корректную информацию по движению финансовых средств в отчетном периоде.
Правило № 3: Без первички – никуда
Бизнесмен должен взять себе за правило иметь на руках первичную документацию, в частности – составленные по правилам и подписанные сторонами накладные и акты приемки-передачи. Нередки случаи, когда предприниматели халатно ведут себя с первичкой, из-за чего возникает множество казусов.
Именно поэтому следует тщательно контролировать передвижение первичных бухгалтерских документов. Правильно выстроенная работа с первичкой обеспечит своевременное подтверждение выполнения обязательств перед контрагентами, или наоборот, даст понять, какие у последних имеются долги перед предприятием.
Правило № 4: Регулярное подведение итогов по бухгалтерской части
Закрытие бухгалтерского месяца – стандартная процедура, о которой лучше не забывать. Бухгалтер постоянно вносит соответствующие данные в программу, начисляет и выплачивает заработную плату персоналу, а также сверяет остатки. Если все устраивает – закрывает месяц. Эту работу может и должен контролировать руководитель предприятия.
Правило № 5. Правильный выбор системы налогообложения
Бизнесмен обязан принимать участие в подборе налогового режима. Во-первых, собственнику предприятия важен этот выбор, потому как любая система налогообложения тянет за собой финансовые издержки, при этом – их размер может быть больше или меньше в зависимости от выбранного варианта.
Во-вторых, в будущем такие знания помогут предпринимателю избежать ряда казусов и с клиентами, и с контролирующими органами. К примеру, покупатель попросил у продавца выписать счет-фактуру. Позже оказалось, что бизнесмен не уведомил реализатора о том, что фирма работает на «упрощенке», и это потянуло за собой неприятные последствия. Так, после выставления счета-фактуры у субъекта хозяйствования возникает обязанность по уплате НДС, а значит – у бухгалтерии появятся дополнительные хлопоты, а бизнесмен – понесет убытки.
Кроме того, следует вникнуть в ограничения по работе с выбранным налоговым режимом. Например, предприниматель на «вмененке» решил в дополнение к розничному магазину запустить работу по доставке продуктов покупателям. Режим ЕНВД не позволяет охватить сразу несколько видов хозяйственной деятельности, поэтому доставочный бизнес необходимо привязать к другой системе налогообложения и вести отдельный налоговый учет.
Правильный выбор системы налогообложения непременно скажется на доходности предприятия, поэтому, если бизнесмен сомневается в рентабельности бизнеса, желательно, первым делом, присмотреться к налоговому режиму. Возможно, именно он является причиной всех бед.
Правило № 6. Своевременная сдача отчетов
Бизнесмен должен контролировать подготовку и своевременность подачи налоговых отчетов. Тщательное планирование календаря отчетности поможет избавиться от проблем с государственными органами. Безусловно, руководитель предприятия не обязан все делать самостоятельно, но контроль за бухгалтерией никто не отменял.
Советуем подгонять бухгалтеров, чтобы не затягивали со сдачей отчетной документации, потому что спешка в последний день обязательно приведет к математическим и логическим ошибкам.
Оптимальный вариант ведения бухгалтерии
Многие предприниматели, особенно новички в бизнесе, впадают в ступор при виде вышеуказанных правил. Безусловно, можно нанять бухгалтера в штат и уполномочить его на ведение всех бухгалтерских дел либо попробовать заняться бухгалтерией самостоятельно. Однако, оптимальный вариант и по качеству работы, и по затраченным финансам на услуги – это передача бухгалтерии на аутсорс. Наши специалисты вмиг разложат по полочкам даже самую запущенную бухгалтерию и приведут ваш бизнес в порядок!